Wenn sich das neue Abiball-Komitee der Jahrgangsstufe formiert hat, steht meist als erste Frage im Raum: Was wird der Abiball kosten?

Die Frage lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten sondern hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Zum Beispiel wie aufwändig und luxuriös soll der Abiball sein? Wie hoch ist das Kostenniveau in der Region? Und werden am Ende vielleicht auch einzelne Kosten durch Sponsoren übernommen?

Das alles und ein paar andere Dinge beeinflussen wie hoch die Kosten für Abiball werden und welche Mittel ihr dafür aufbringen müsst. Aber das ist das Thema eines anderen Beitrags.

Folgende Kostenpositionen für den Abiball sollten bedacht werden:

  1. Saalmiete für die Location
  2. Speisen und Getränke mit Servicepersonal
  3. Einlass und Sicherheit
  4. Dekoration
  5. DJ und Lichttechnik
  6. Band und Abiball-Programm
  7. Abiball-Fotograf

Weitere mögliche Kosten in Zusammenhang mit dem Abiball:

  1. Abschlussbücher und Abschlusszeitung
  2. Abi-Shirts oder Ähnliches
  3. Homepage

Die Spanne bei den einzelnen Positionen geht weit auseinander. Häufig werden verschiedene Positionen aus einer Hand angeboten. Entweder durch einen Veranstalter oder die Location.

Ein wichtiger Faktor ist die Anzahl der Gäste. Dementsprechend groß muss dann die Location sein und auch alles andere dimensioniert sein. Ihr könnt im Durchschnitt mit 4 bis zu 7 Gästen pro Abiturient rechnen.

1.      Saalmiete für die Location

Die Spanne für die Kosten der Miete der Abiball-Location ist recht hoch.

Mögliche Orte für die Abi-Party sind:

  • Turnhalle oder Aula der Schule
  • Kommunale Mehrzweck- oder Sporthalle
  • Tagungshotels oder Event-Locations

Am kostengünstigsten sind die Räume der Schule selbst. Das wird meist die Turnhalle sein. Manchmal könnte auch die Aula geeignet sein. Meist werden dafür gar keine Kosten anfallen. Hier kann also gut gespart werden.

Es wird oft vorkommen, dass die Räume der Schule nicht geeignet sind, weil sie bestimmte Anforderungen nicht erfüllen oder es ist schlicht von der Schulleitung nicht erwünscht in der Schule zu feiern. Oder ihr wollt von vorn herein eine etwas schickere Location.

Eine Alternative zu den Räumen der Schule können in kleinen bis mittelgroßen Gemeinden kommunale Mehrzweck- oder Sporthallen sein. Gerade die Mehrzweckhallen sind von vorn herein so aufgestellt, dass sie sich für eure Abi-Party gut eignen. Hier sollten sich die Kosten auch noch im Rahmen halten, können aber von Ort zu Ort stark schwanken. Die Kosten hängen auch von der Ausstattung mit Veranstaltungstechnik und Bestuhlung ab. Rechnet hier mit Kosten in einem Bereich von 1.000 bis 3.000 Euro.

Teurer wird es auf jeden Fall in Tagungshotels oder reinen Event-Locations. Die Ausstattung mit Veranstaltungstechnik und Bestuhlung ist hier meist schon gegeben, wird aber teilweise separat neben der Raummiete als Kostenpunkte ausgewiesen. Ihr könnt mit Kosten ab 3.000 Euro bis zu 10.000 Euro rechnen.

Es gibt eine große Anzahl von Portalen bei denen nach den passenden Räumlichkeiten suchen könnt.

2.      Speisen und Getränke mit Servicepersonal

Für Speisen und Getränke könnt ihr mit „pro Kopf Kosten“ mal Anzahl der Gäste rechnen.

Die günstige Variante ist ein Buffet. Die Preise beginnen für ein einfaches Buffet bei ca. 15 Euro. Ab einem Preis von 25 Euro wird schon etwas mehr geboten. Allerdings können bessere Buffets schnell deutlich mehr kosten.

Für ein Menü werden ab 25 Euro pro Person aufgerufen. Das Menü ist schon deshalb teurer, weil der Service mit im Preis enthalten ist. Auch hier kann man ganz pauschal sagen, die Kosten steigen schnell mit euren Ansprüchen.

Besonders beachten solltet ihr das Thema Getränke. An diesem Punkt kann es schnell teuer werden. Um Euren Gästen etwas zu bieten, sollten die alkoholfreien Getränke mit angeboten werden. Ihr könnt auch Bier und jeweils einen einfachen Rot- und Weißwein sowie einen Begrüßungstrunk (Sekt) anbieten. Alles andere sollten die Gäste selbst bezahlen, weil es sonst zu teuer wird. Es macht auch grundsätzlich Sinn, dass die Getränke mit serviert werden und nicht an einer Bar o der Theke geholt werden müssen.

Die Kosten für die Getränke können in den Preisen für das Essen teilweise enthalten oder es gibt eine separat ausgewiesene Getränkepauschale. Eine Einzelabrechnung der Getränke solltet ihr vermeiden, um nicht am Ende eine Rechnung präsentiert zu bekommen die nicht durch euer Budget gedeckt ist.

Oft sind die Speisen und Getränke fest mit einer angemieteten Location verbunden. Entweder weil diese selbst dort angeboten werden oder weil es einen festen Caterer gibt. In eurer Schule oder Turnhalle habt ihr den Vorteil, frei zu sein in der Wahl des Caterers. Hier bestände natürlich auch die Möglichkeit das Buffet selbst aufzubauen, wenn sich genügend Freiwillige finden. Allerdings solltet ihr hier den enormen Aufwand nicht unterschätzen.

In jedem Fall ist auch hier das Vergleichen mehrerer Angebote sehr zu empfehlen um Kosten zu sparen.

3.      Einlass und Sicherheit

Sollte der Einlass und weitere Security nicht von der Location mit angeboten werden, müsst ihr euch selbst darum kümmern. Rechnet mindestens mit zwei Sicherheitsleuten für kleinere Veranstaltungen für Bälle ab 250 Gästen auch mehr. Das hängt auch von den örtlichen Gegebenheiten ab. Die Preise pro Stunden liegen bei 20 bis 25 Euro pro Stunde (brutto). Die Länge der Veranstaltung spielt für die Kosten hier eine entscheidende Rolle. Bei vier Sicherheitskräften und 7 Stunden Einsatzdauer könnt ihr mit 560 Euro rechnen.

4.      Dekoration

Bei der Dekoration könnt ihr Geld sparen wenn ihr viel selber macht. Ganz nebenbei macht das Spaß und ihr drückt dem Abiball noch viel mehr euren Stempel auf. Etwas Geld für die Materialkosten solltet ihr trotzdem einplanen.

5.      DJ und Lichttechnik

Die Lichttechnik kommt entweder direkt von der Location oder euer DJ bringt sie mit. Ein guter DJ kostet für den Abend mindestens 500 Euro Gefragte DJs nehmen aber auch gern über 1.000 Euro für den Abend. Portale für die Suche von DJs gibt es mehrere.

6.      Abiball-Programm und Band

Das von euch gestaltete Abiball-Programm muss nicht viel kosten. Plant ihr zum Beispiel eine Preisverleihung sind noch die Kosten für die Preise einzukalkulieren.

Mit einer guten Band könnt ihr auf der Party richtig für Stimmung sorgen. Die Kosten gehen hier weit auseinander. Generell kann aber sagen je mehr Bandmitglieder desto teurer. Eine gute Band wird ab ca. 1.000 Euro kosten.

7.      Abiball-Fotograf

Grundsätzlich gibt es zwei Varianten zu denen ihr den Abiball-Fotograf buchen könnt.

Das ist zum einen die Abrechnung zum Pauschalpreis. Die Kosten für einen Berufsfotografen beginnen ab 800 Euro. Der Preis ist dabei abhängig von der Anzahl der Abiturienten und von der Länge der Veranstaltung. Soll die Zeugnisübergabe die am Vormittag auch mit fotografiert werden, wird der Preis entsprechend höher ausfallen.

Die andere Variante ist die die keine Kosten für euch verursacht. Der Fotograf kommt macht die Fotos und stellt diese in eine Online-Galerie. Dort können die Abiturienten und Gäste selbst auswählen und die Fotos bestellen die Ihnen am besten gefallen. Bei abiball.pictures beginnen die Einzelpreise schon bei günstigen 3,25 € für einen Abzug in 10x15 cm Größe. Eure Abiball-Kasse wird damit deutlich entlastet.

Hier die Preisliste für die Abiball-Fotografie anfordern!

8.      Abschlussbücher und Abschlusszeitung

Abschlussbücher und Abschlusszeitung könnt ihr selbst gestalten. Für den Druck müsst ihr allerdings etwas Geld einplanen. So kostet zum Beispiel der Druck von Abschlussbüchern in einer Auflage von 100 Stück mit 32 Seiten als Softcover ca. 400 Euro. Wollt ihr eine höhere Auflage, mehr Seiten und Hardcover müsst ihr tiefer in die Tasche greifen.

9.      Abi-Shirts oder Ähnliches

Eine tolle Sache sind natürlich auch Shirts die mit eurem Abiball-Motto bedruckt sind. Kosten pro Stück bedrucktem T-Shirt beginnen bei ca. 6 Euro.

Bedruckte Armbänder kosten bei einer Menge von 100 Stück ca. 100 Euro.

10.   Homepage

Soll es auch zusätzlich noch eine eigene Homepage für eure Abschluss-Stufe sein muss das nicht viel kosten. Ganz kostenlos sind einige.

Beispiele für ein Abiball-Budget

Und so könnte eure Kostenplanung aussehen bei 70 Abiturienten und weiteren 280 Gästen.

      1. Saalmiete für die Location
        500 Euro
      2. Speisen und Getränke mit Servicepersonal
        Buffet inclusive Getränkepauschale für 25 Euro mal 350 Gäste
        750 Euro
      3. Einlass und Sicherheit
        4 mal Security für 7 Stunden
        560 Euro
      4. Dekoration
        200 Euro
      5. DJ und Lichttechnik
        700 Euro
      6. Abiball-Programm
        150 Euro
      7. Abiball-Fotograf
        0 Euro bei abiball.pictures
      8. Abschlussbücher
        400 Euro
      9. Abi-Shirts
        600 Euro
      10. Homepage
        0 Euro

     

    Das macht in diesem Beispiel zusammen 12.860 Euro. Daraus ergibt sich dann ein Kartenpreis von ca. 37 Euro pro Gast.